Dokumentation des „verlässlichen Prüfpfades“

Nach der Verpflichtung zur Erstellung einer „Datei mit allen Buchungen“ (FEC) hat die französische Finanzverwaltung den Unternehmen nun auch vorgeschrieben, dass sie eine Dokumentation des „verlässlichen Prüfpfades“ („piste d’audit fiable“) vorlegen können müssen.

Auch wenn die Strafen bei fehlender Dokumentation (Wegfall des Vorsteuerabzugs und Geldstrafen) bis heute nur selten so durchgesetzt werden, da sich die Finanzverwaltung bei ihren Kontrollen bisher noch verständig und wohlwollend zeigt, so wird diese Dokumentation doch immer häufiger verlangt.

Was ist ein verlässlicher Prüfpfad und was muss dokumentiert werden?

Gemäß Artikel 289 Abs. VII Nr 1° des Code Général des Impôts (frz. Steuergesetzbuch) muss jedes Unternehmen Kontrollen implementieren, die einen verlässlichen Prüfpfad von der ausgestellten oder erhaltenen Rechnung bis zur erbrachten oder erhaltenen Lieferung/Leistung sicherstellen, sodass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnungen unabhängig von ihrer Form (Papier oder elektronisch) gewährleistet sind.

Die zugehörige Dokumentation soll die verschiedenen Prozesse darstellen, die identifizierten Risiken nennen sowie die Kontrollen, die darauf abzielen, jeder Form von Umsatzsteuerbetrug vorzubeugen.

Hierzu müssen für die verschiedenen Flüsse (Einkauf/Verkauf) die Verbindungen zwischen Kostenvoranschlag, aufgegebener Bestellung, Lieferschein (und eventueller Retouren) sowie schlussendlich Rechnungsbearbeitung (einschließlich eventueller Gutschriften) kartographiert und analysiert werden.

Die dargelegten Kontrollen müssen, ganz gleich ob sie in den IT-Systemen als automatische Arbeitsschritte angelegt sind oder manuell durchgeführt werden, geeignet sein, den Informationsfluss zwischen jedem der vorgenannten Dokumente nachvollziehen zu können, und zwar in beide Richtungen.

Diese Kontrollen erlauben es sicherzustellen, dass die Rechnung inhaltlich korrekt ist, d.h. dass die tatsächliche Lieferung oder Leistung den Angaben auf der Rechnung entspricht (mengenmäßig und qualitativ), und ob der Aussteller der Rechnung einen Anspruch auf Zahlung besitzt.

Wie soll diese Dokumentation verfasst werden?

Auch wenn die Verwaltungsvorschriften eine ganze Reihe von inhaltlichen Fragestellungen präzisieren, so schreiben sie keine besondere äußere Form vor.

Insofern können die Unternehmen zur Beschreibung der verschiedenen Prozesse beispielsweise Flussdiagramme erstellen und sie mit ein wenig Text kommentieren. Für jedes Diagramm stellt der Ausgangspunkt des Rechnungsprozesses (Einkauf/Verkauf) auch den Startpunkt des verlässlichen Prüfpfades dar.

Diese Flussdiagramme erlauben, eine Verbindung zwischen den Belegen sowie zu den tatsächlichen Handlungen herzustellen.

Auf diesen Flussdiagrammen können farblich abgehoben die Risiken und die diesbezüglich identifizierten Kontrollen notiert werden. Man kann diesen Flussdiagrammen Tabellen anfügen, um die implementierten Kontrollen zu beschreiben sowie ihre tatsächliche Umsetzung darzulegen. Hier müssen die handelnden Personen und Arbeitsschritte genannt werden (wer kontrolliert die Unterlagen und Daten wann und wie?).

Sofern, da Ihr Unternehmen ein IT-System nützt, werden vermutlich auch die meisten Flüsse elektronisch verarbeitet. Deshalb sollte vor der Beschreibung der einzelnen Prozesse eine Kartographie der IT-Applikationen und der wichtigsten IT-Rahmenbedingungen (IT-Betrieb, IT-Sicherheit) erfolgen.

Nachdem die verschiedenen Flüsse, die Auswirkungen auf die Umsatzsteuer haben, beschrieben sind, sollte der Prozess zur Erstellung der Umsatzsteuererklärungen beschrieben werden.

Um diese Dokumentation praxisnah und zusammenfassend zu gestalten, und zum besseren Verständnis, sollten weitere detaillierte Dokumente und Prozessbeschreibungen als Anhang beigefügt werden.

Weiterführende Informationen

Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung, um Ihre eventuellen Fragen zu diesem Thema zu beantworten und/oder Sie beim Verfassen oder der Prüfung dieser Dokumentation zu begleiten.